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Cada vez que necesite presentar documentos oficiales para su uso en países extranjeros, a menudo se requiere que estos documentos sean verificados aquí en los EE. UU. antes de enviarlos o llevarlos a otros países. En los EE. UU., las oficinas de los secretarios de condado, secretarios de estado u oficinas estatales equivalentes, e incluso algunos tribunales, pueden estar involucradas en el proceso de certificación. Todo el proceso puede incluir la notarización, la apostilla/autenticación de los 50 estados y del Secretario de Estado DC, la apostilla/autenticación del Departamento de Estado de los EE. UU. y la legalización de la embajada / consulado.
Notarización o Copia Certificada
La notarización es el proceso oficial para disuadir el fraude que asegura a las partes de una transacción que un documento es auténtico y se puede confiar en él. Es un proceso de tres partes, realizado por un notary public, que incluye la investigación, la certificación y el mantenimiento de registros. La notarización es la garantía por parte de un Notary Public debidamente designado e imparcial de que un documento es auténtico, que su firma es genuina y que su firmante actuó sin coacción ni intimidación, y tenía la intención de que los términos del documento estuvieran en pleno vigor y efecto.
💡 La mayoría de los registros corporativos y documentos emitidos por el gobierno federal no pueden ser notariados por un notary local. Es posible que deba solicitar una copia certificada o el documento original de la agencia emisora, que generalmente lleva la firma de un funcionario público y un sello en relieve o un sello de color.
Apostilla, Autenticación y Legalización
Los certificados de apostilla, autenticación y legalización validan el sello y la firma de un notary o un funcionario público en un documento para que pueda ser aceptado en un país extranjero.
El proceso en el que participará variará en función del país en el que se utilice el documento.
Si el país de destino es un país de la lista de Miembros de la Convención de La Haya de 1961, se requiere un certificado de Apostilla.
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Los 50 estados y la oficina de la Secretaría de Estado de DC son responsables de emitir estos certificados a nivel local y estatal.
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El Departamento de Estado de los EE. UU. asume la responsabilidad de emitir certificados de Apostilla para documentos emitidos por el gobierno federal.
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Si el país de destino no es un país de la lista de Miembros de la Convención de La Haya de 1961, se requiere un proceso de autenticación de varios pasos para obtener finalmente la legalización de la embajada.
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En el caso de los documentos locales y estatales, pueden ser procesados secuencialmente por la Secretaría de Estado de su estado, el Departamento de Estado de EE. UU. (si es necesario) y la Embajada del país extranjero en DC.
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Para los documentos emitidos por el gobierno federal, se requerirán autenticaciones del Departamento de Estado de los EE. UU. y de la Embajada del país extranjero en DC.
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💡 Para los documentos emitidos por las cortes federales (cortes de distrito), es imprescindible una certificación adicional del Departamento de Justicia de los EE. UU. antes de presentarlos al Departamento de Estado de los EE. UU. para su apostilla o autenticación.
Todos los documentos en un idioma extranjero deben incluir una traducción al inglés certificada o notariada.
Los documentos comerciales que ofrecemos servicios de notarización y autenticación incluyen:
➤ Documentos comerciales:
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Artículos de Incorporación/Artículos de Organización
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Enmienda
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Informe anual de la empresa (Estados
Financieros de información) -
Estatutos (Acuerdos Operativos)
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Certificado de Vigencia
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Licencia Comercial
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Acta de la reunión
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