Muchos estados permiten que los notarios hagan copias certificadas de documentos siempre que el documento original no sea un documento registrado públicamente. Entre los documentos que las personas pueden solicitar que un notario certifique se incluyen contratos, cartas, declaraciones de liquidación, acuerdos, documentos de identificación emitidos por el gobierno y pasaportes extranjeros o estadounidenses. Esta lista no es, por supuesto, exclusiva.
Entonces, ¿qué es una copia fiel de un documento?
Una copia fiel es una copia exacta de un documento sin alteraciones ni cambios.
¿Cuáles son los pasos para que un notario público certifique una copia de un documento?
Paso 1 , El custodio del documento solicita una copia certificada.
El custodio del documento original (también llamado “custodio”) comparece ante un notario y le pide que certifique una copia del documento original.
Paso 2 , El notario compara el original y la copia.
El notario revisará el documento para asegurarse de que sea original. Algunos estados exigen que sus notarios hagan o sean testigos de la realización de cualquier fotocopia de un documento original, a fin de certificar debidamente que la copia es “fiel”. Algunos estados permiten que el notario compare una fotocopia realizada previamente con el documento original. Los notarios no pueden hacer copias certificadas de copias.
Paso 3 , El notario certifica que la copia es exacta.
Una vez que el notario haya confirmado que la copia coincide con el original, completará y adjuntará a la copia un certificado notarial que indique que la copia es verdadera, precisa y completa.
Los Notarios no pueden certificar copias de todo tipo de documentos.
Los Notarios no están autorizados a hacer copias ni certificar copias de registros vitales.
La razón es que una certificación de copia requiere que el Notario certifique que la copia es una reproducción fiel y precisa del documento original. Sin embargo, los documentos originales de los registros vitales son conservados por la agencia gubernamental que los emite. Sólo esa agencia está autorizada a emitir copias certificadas del registro vital.
Un registro civil es un documento gubernamental que contiene información sobre los acontecimientos importantes de la vida de una persona. Algunos ejemplos de registros civiles son los certificados de nacimiento, los certificados de defunción y los certificados de matrimonio. En los Estados Unidos, los registros civiles suelen ser emitidos y mantenidos a nivel de condado o estado por oficinas como la oficina del secretario del condado o del registrador, la oficina del registrador o la oficina de registros civiles.
En EL MANUAL PARA NOTARIOS PÚBLICOS DE VIRGINIA se dice: Los notarios de Virginia no están autorizados a certificar copias auténticas de actas de nacimiento, defunción o matrimonio. Solo la División de Registros Vitales/Estadísticas puede realizar dicha certificación .
Haga clic aquí para conocer el Manual del Notario Público de los 50 Estados y DC.
No todos los estados permiten que los notarios certifiquen copias.
Sin embargo, los notarios no pueden certificar copias en todos los estados. Algunos estados (como Michigan y Nueva York ) no permiten que los notarios certifiquen copias de documentos como un acto notarial oficial, y algunos estados limitan los tipos de documentos o registros que los notarios pueden certificar.
En Michigan , un notario público no puede certificar una copia de un documento. Los notarios de Michigan no pueden hacer una declaración en una copia de un documento de que es una copia fiel del documento original. El notario solo puede reconocer la firma de la persona que hace la declaración de original o copia fiel en el documento. En Michigan, solo el emisor o titular (persona nombrada en el documento) puede certificar la autenticidad de un documento y que es un original o una copia fiel .
Por ejemplo, un funcionario de la escuela que emitió un diploma puede certificar que un duplicado del diploma es una copia fiel del diploma original. O bien, la persona cuyo nombre figura en el diploma puede hacer una declaración de copia fiel en una copia de su diploma original.
Los Notarios de California solo pueden certificar copias de poderes notariales o copias de las propias entradas del diario del notario si así lo solicita la Secretaría de Estado o un tribunal. La comisión es limitada.
Georgia permite la certificación de copias de pasaportes estadounidenses, pero exige que el titular del pasaporte proporcione una declaración jurada. Mississippi prohíbe a los Notarios certificar copias de licencias de conducir o pasaportes a menos que el Notario sea empleado de la agencia gubernamental que emitió la identificación. Y algunos estados, como Illinois, no permiten que los Notarios certifiquen copias de ningún documento.
Fuente: Asociación Nacional de Notarios
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