La Mancomunidad de Virginia es el primer estado del país que autoriza la verificación de hechos como poder notarial. Esto implica que un notario acceda directamente a registros públicos o vitales para confirmar o validar las credenciales de identidad de un firmante o para confirmar hechos sobre la identidad o autorización de una persona. Un notario también puede acceder a registros públicos para confirmar hechos sobre asuntos como el estado corporativo, la fecha de nacimiento o la fecha de matrimonio.
Definición de Verificación de hechos
En Virginia, "Verificación de hechos" significa un acto notarial en el que un notario revisa registros públicos o vitales para
( i ) determinar o confirmar hechos relativos a la identidad de una persona, sus atributos de identificación o su autorización para acceder a un edificio, base de datos, documento, red o sitio físico o
(ii) validar una credencial de identidad en la que pueda basarse una evidencia satisfactoria de identidad.
Cómo realizar la verificación de hechos
Al realizar una verificación de hechos, los notarios pueden visitar una oficina pertinente que albergue registros públicos, vitales o de otro tipo para verificar los hechos necesarios, o aceptar un registro de una persona. Claramente, se prefiere la primera opción, pero en el segundo caso los notarios tienen la discreción de evaluar la fiabilidad de cualquier registro presentado. Es recomendable que el notario identifique positivamente al presentador e inspeccione el registro ofrecido para detectar evidencias de manipulación o falsificación, de manera similar a como un notario inspecciona las credenciales de identificación presentadas por los mandantes.
Certificado de verificación de hechos
Un notario utilizará un certificado en sustancialmente la siguiente forma para verificar un hecho o hechos:
[State] of __________
[County] of ________
On this _______ day of ___________, 20___, I certify that I have reviewed the following record(s) or data,
(a) ________________________________________________,
(b) ________________________________________________,
(c) ________________________________________________,
(d) ________________________________________________,
at the following office, Internet or electronic system locations, respectively,
(a) ________________________________________________,
(b) ________________________________________________,
(c) ________________________________________________,
(d) ________________________________________________,
or upon the record(s) being presented to me by , and hereby verify the following respective fact(s) as stated in these records:
(a) ________________________________________________,
(b) ________________________________________________,
(c) ________________________________________________,
(d) ________________________________________________.
______________________________
(official signature and seal of notary)
[Estado] de __________
[Condado] de ________
En este día _______ de ___________, 20___, certifico que he revisado los siguientes registros o datos,
(a) ________________________________________________,
(b) ________________________________________________,
(c) ________________________________________________,
(d) ________________________________________________,
en las siguientes ubicaciones de oficinas, Internet o sistemas electrónicos, respectivamente,
(a) ________________________________________________,
(b) ________________________________________________,
(c) ________________________________________________,
(d) ________________________________________________,
o al presentarme los registros, y por la presente verifico los siguientes hechos respectivos tal como aparecen en estos registros:
(a) ________________________________________________,
(b) ________________________________________________,
(c) ________________________________________________,
(d) ________________________________________________.
______________________________
(firma oficial y sello del notario)
La Ley Modelo del Notariado establece un certificado que el notario debe completar para verificar los hechos. Este tipo de acto notarial se puede utilizar para confirmar datos de actas vitales, como actas de nacimiento y licencias de matrimonio, y certificar así la información que suele ser necesaria para la adopción de un niño extranjero.
Si bien, con el fin de prevenir el fraude, es preferible que el notario revise dichos registros en las oficinas de los custodios públicos debidamente designados de los registros (por ejemplo, la oficina de estadísticas vitales o la oficina del secretario del condado), el formulario también permite al notario revisar los registros presentados por un particular. Queda a criterio del tercero que confía en ellos determinar si dichos registros son confiables.
A diferencia de otros certificados notariales, este certificado no necesita adjuntarse a otro documento. El certificado constituye un acto notarial completo en sí mismo. No requiere la certificación notarial de una firma y no necesita completarse en presencia del solicitante del hecho.
Notas
Aunque a los notarios de Virginia se les permite realizar "verificación de hechos", el manual oficial recomienda que los notarios tengan en cuenta lo siguiente:
Los notarios de Virginia pueden realizar sus funciones fuera de la Mancomunidad si el documento está destinado a ser utilizado en la Mancomunidad.
En casos necesarios, la firma del menor podrá ser certificada ante notario. La prueba de identidad requerida para el menor es la misma que para el adulto.
Los notarios de Virginia pueden notarizar poderes notariales y testamentos.
Los notarios de Virginia no están autorizados a certificar copias auténticas de actas de nacimiento, defunción o matrimonio. Solo la División de Registros Vitales y Estadísticas puede realizar dicha certificación.
Los notarios de Virginia no están autorizados a certificar copias fieles de documentos emitidos por el tribunal.
Los notarios de Virginia no están autorizados a realizar ceremonias matrimoniales.
Un notario de Virginia no está autorizado a certificar su propia firma.
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Fuente:
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