Notarización significa que un Notary Público, el funcionario público comisionado por el Estado, sirve como testigo imparcial al realizar una variedad de actos oficiales relacionados con la verificación de las identidades de los firmantes y su firma de documentos importantes. Luego, el notary firmará y sellará el documento con un sello. Los documentos notariados se utilizan generalmente en los EE. UU.
La Apostilla o Autenticación suele hacer referencia al reconocimiento y verificación por parte de una agencia de nivel superior de la legalidad y autenticidad de la firma y el sello del documento, de modo que un documento de un país pueda ser reconocido legalmente en otro país. Esto suele implicar algún tipo de certificación del país de origen del documento que sea reconocible en el país en el que se utilizará el documento.
La Apostilla es una forma de Autenticación que busca simplificar el proceso de legalización y autenticación de documentos públicos para que puedan ser reconocidos internacionalmente en países extranjeros miembros del Tratado de la Convención de La Haya de 1961 .
La Apostilla y la Autenticación no verifican el contenido específico de los documentos, sino que verifican la firma y el sello del funcionario público que firmó o emitió el documento.
Tomemos como ejemplo una Autenticación de varios pasos: La Secretaría de Estado (SOS) a nivel estatal certifica la firma y el sello del notary en el documento original, el Departamento de Estado de los EE. UU. (DOS) certifica la firma y el sello del SOS, y las embajadas y consulados extranjeros en los Estados Unidos verifican la firma y el sello del DOS en el documento, etc.
Dependiendo del tipo de documento, la autoridad emisora y el destinatario, un documento puede requerir tanto certificación notarial como apostilla (autenticación), o una de las dos.
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