❗Nuevas Leyes Notariales de Virginia en vigor a partir del 1 de Julio de 2026: Guia Completa de Cumplimiento para Notarios
- 28 jul
- 3 min de lectura
Por favor, consulte la versión más reciente del Manual de Notarios de Virginia aquí o a continuación.
Or check this Notary Spotlight.
Según la División de Notary Public y Autenticaciones de la Oficina de la Secretaría de la Mancomunidad (Office of the Secretary of the Commonwealth), varias disposiciones importantes promulgadas por la Asamblea General entrarán en vigor a partir del 1 de julio de 2026. Se insta a todos los notarios a revisar detenidamente estos cambios y a tomar las medidas necesarias para garantizar su cumplimiento.
Consulte a continuación la carta de la Oficina del Secretario de la Mancomunidad. ⬇
▶ Se Requiere Prueba de Nombramiento Para Sellos Notariales:
A partir del 1 de julio de 2026, ya no podrá adquirir un sello o cuño notarial sin presentar una prueba de su nombramiento. Todo notario público deberá presentar al proveedor una prueba de su nombramiento notarial antes de obtener dicho sello o cuño. Asimismo, tanto el notario como el proveedor deberán conservar la documentación de la transacción durante un periodo mínimo de cinco (5) años. Asegúrese de conservar una copia de la documentación entregada al proveedor para sus propios registros y verifique que este cumpla con los requisitos establecidos para la conservación de documentos.
▶ Requisito obligatorio de Registro Diario:
A partir del 1 de julio de 2026, todos los notarios públicos de Virginia estarán obligados a llevar un registro de cada acto notarial realizado. Los registros de las actuaciones notariales, tanto en papel (no electrónicas) como electrónicas, deberán conservarse durante un periodo mínimo de cinco (5) años a partir de la fecha de la actuación. Dichos registros podrán llevarse en formato papel o electrónico, siempre que se garantice su seguridad y accesibilidad durante el periodo de conservación obligatorio. El asiento del registro deberá incluir el tipo de identificación o la prueba fehaciente utilizada para verificar la identidad del otorgante y de cualquier testigo fidedigno.
Para crear un registro completo y preciso de cada acto notarial, nuestra oficina recomienda que los notarios registren la siguiente información:
Fecha y Hora de la Notarización.
Tipo de acto notarial realizado (reconocimiento de firma, diligencia de fe pública, juramento, afirmación, certificación de copia, etc.)
Título o descripción del documento.
Número de páginas del documento.
Nombre y dirección de cada persona cuya firma esté certificada ante Notary Public.
Tipo de identificación presentada e información identificativa suficiente para documentar las pruebas utilizadas para verificar la identidad de la persona (p. ej., licencia de conducir, pasaporte, tarjeta de identificación militar u otra prueba de identidad satisfactoria autorizada por la ley).
Tarifa aplicada, si la hubiera.
Firma del o la firmante (recomendada).
Notas sobre circunstancias inusuales, si corresponde.
Si usted es un Notary Public tradicional y actualmente no lleva un libro de registro notarial, debería comenzar a hacerlo lo antes posible para garantizar el cumplimiento de la nueva ley que entrará en vigor el 1 de julio de 2026. Un libro de registro bien llevado constituye un registro importante de sus actuaciones oficiales y puede proporcionar documentación valiosa si alguna vez se cuestiona una actuación notarial. Asimismo, puede ayudar a demostrar que actuó con la diligencia debida al desempeñar sus funciones y ofrecerle protección en caso de reclamación, investigación o litigio.
Nuestra oficina anima a todo Notary Public a seguir las mejores prácticas de cumplimiento mediante:
Revisando el manual del Notary Public de Virginia.
Verificar la identidad de cada firmante antes de realizar un Acto Notarial.
Completar con exactitud toda la redacción de las certificaciones notariales.
Mantener su sello y su registro a buen recaudo en todo momento.
Conservar todos los registros durante el período legal requerido.
Estos cambios tienen como objetivo reforzar la prevención del fraude, mejorar la rendición de cuentas y aumentar la confianza pública en el proceso de notarización.
American Notary Service Center Inc. ofrece a sus clientes servicios de certificación y notarización de documentos que son justos, rápidos, confidenciales y profesionales. Asimismo, brindamos diversos servicios de asistencia a pequeñas empresas dirigidas por grupos en situación de desventaja social y económica. Nuestros servicios ayudan a estas pequeñas empresas a obtener contratos con el gobierno federal, consolidarse en el mercado e incrementar sus ventas. Para más información, visite nuestro sitio web www.usnotarycenter.com o comuníquese con nosotros llamando al 202-599-0777 o enviando un correo electrónico a info@usnotarycenter.com.
